Dlaczego szefowie wolą się wypalać niż delegować zadania?

Menedżerowie często zastanawiają się, skąd biorą się ich niepowodzenia w delegowaniu, przeciążenie i narastające zmęczenie. Zwykle proszą o narzędzia, jak to robić lepiej, jak radzić sobie z oporem zespołu, jak wreszcie uzyskać upragniony czas na to, co naprawdę ważne.

A jednak, gdy zatrzymamy się przy pytaniu o prawdziwe przyczyny, niemal zawsze wracamy do tego samego miejsca: do przekonań, które w ciszy i pod powierzchnią decyzji wpływają na to, co i jak delegujemy.

Poniższa historia opowiada o tym, co najczęściej dzieje się właśnie tam, w głowie menedżera, gdzie decyzja „zrobię to sam” zaczyna wydawać się najbezpieczniejszym wyborem.

 „Kiedy weszłam do sali, było jeszcze przed dziewiątą.
Kilka osób już siedziało przy stole, ktoś kończył kawę, ktoś zerkał w kalendarz, ktoś pisał coś w laptopie, głośno i pośpiesznie stukając w klawisze.  Atmosfera była spokojna, ale czuć było tę mieszankę niepewności i zaciekawienia, która często pojawia się na początku warsztatu, kiedy uczestnicy nie wiedzą jeszcze, czego się mogą spodziewać.

Przedstawiłam się krótko. Kilka zdań o tym, po co się spotykamy i jak będzie przebiegał nasz warsztat. Bez długich wstępów. Umówiliśmy się na rozmowę o codzienności menedżerskiej, tej, o której zwykle nie ma czasu porozmawiać na spokojnie.

– Zacznę od pytania. A was proszę o odpowiedzi. – powiedziałam po chwili.

Położyłam na środku stołu plik kolorowych karteczek post- it.

– Jedno zdanie na jednej karteczce – dodałam – Dlaczego szefowie nie delegują zadań?

Przez moment było cicho.
Potem długopisy poszły w ruch.

Pierwsze karteczki pojawiły się szybko.

„Szybciej zrobię sam”.
„Nie mam czasu na tłumaczenie”.
„Wolę zrobić sam niż tracić czas”.

Po chwili dołączały kolejne, bardzo podobne. Jakby ktoś tylko zmieniał słowa, a sens zostawał ten sam.

– No bo tak jest – odezwał się Marek. – Mam wybór, zrobić sam albo tłumaczyć pół godziny. W praktyce wybór jest prosty.

– A potem wszystko zostaje na twojej głowie – skomentował Jerzy.

– Może i tak – odpowiedział Marek – Ale przynajmniej wiem, że będzie zrobione.

Na tablicy zaczęły pojawiać się kolejne karteczki:

„Bo pracownik nie zrobi, jak trzeba”.
„Bo trzeba będzie poprawiać”.
„Lepiej nie ryzykować”.

Marek spojrzał na tablicę a potem na mnie.
– Po prostu boimy się, że coś pójdzie nie tak. To normalne.

Przez moment nikt się nie odezwał. Kilka osób pokiwało głową.

Dopiero po chwili Piotr odchrząknął.
– Ja bym tego nie nazywał strachem. To jest wyciąganie wniosków z doświadczenia. Życiowa mądrość szefa. Delegujesz, słyszysz „zrobione”, a potem się okazuje, że zrobione jak trzeba to to nie jest. I wracasz do punktu wyjścia. A nawet gorzej, bo musisz poprawiać.

Spojrzałam na niego z zainteresowaniem:
– Piotrze, powiedz, proszę, co konkretnie znaczy dla Ciebie „jak trzeba”?

Zastanowił się przez chwilę.
– To ma być zrobione porządnie. Tak, żebym nie musiał poprawiać. Żebym mógł to wziąć i dalej puścić. Bez niespodzianek.

Anna uniosła wzrok znad notatnika.
– Mogę powiedzieć, co ja rozumiem przez „zrobione jak trzeba”?

Piotr wzruszył ramionami.
– Jasne.

– Dla mnie to znaczy, że druga osoba wie, jaki ma być efekt, na co zwrócić uwagę i gdzie są granice jej decyzji, a kiedy powinna przyjść do mnie. – powiedziała spokojnie. – I że ja mam sprawdzone, czy ona rozumie to tak samo jak ja.

– No ale przecież ludzie nie pracują tu od wczoraj, mają doświadczenie, więc jak można zepsuć proste zadanie – zaprotestował Piotr.

– Jasne, że nie pracują od wczoraj, chociaż pewnie niektórzy tak – odezwała się Kasia. – Ale czasem nawet nie sprawdzamy czy mówimy o tym samym. Zakładamy, że ktoś „wie”.

– Albo że powinien wiedzieć – dorzucił Marek.

– No bo powinien wiedzieć – Piotr prawie krzyknął – czy ja mam ciągle zmieniać ludziom pampersy? Bez przesady.

Kilka osób parsknęło krótkim śmiechem.

Z boku tablicy zaczęły pojawiać się kolejne hasła:

„Odpowiedzialność i tak jest moja”.
„Jak coś pójdzie nie tak, to ja ponoszę konsekwencje”.
„Nie lubię świecić oczami za kogoś”.

– I tu koło się zamyka – odezwał się Michał, który do tej pory milczał – Deleguję czy nie, i tak ja za to odpowiadam.

– Ja też nie lubię świecić oczami za pracowników – dodała Kasia – Ani przed szefem, ani przed klientem.

– Dokładnie – ktoś inny przytaknął. – Nikt nie pyta, kto robił zadanie. To i tak będzie moja wina jak coś pójdzie nie tak.

– Nie ma się czemu dziwić, że nie delegujemy – padło z drugiej strony stołu.

– Tylko że to nie wszystko – wtrącił Piotr. – Bo dochodzi jeszcze jedna rzecz. – tu zawiesił tajemniczo głos patrząc przed siebie.

– Jaka? –  zapytała Kasia.

– Ludzie nie chcą się angażować – odpowiedział – niektórzy są leniwi, nie chce im się, robią po łebkach. No takich ludzi mamy.

– A jak pytasz, co jest nie tak, to słyszysz tylko o pieniądzach. – dodał Wojtek

– „Daj podwyżkę, to się zaangażuję” – ktoś zacytował, nie kryjąc irytacji.

– I wtedy łatwo dojść do wniosku, że lepiej zrobić samemu – podsumował Marek. – Bo przynajmniej nie musisz słuchać tego marudzenia.

Zapadła cisza. Nie niezręczna. Raczej taka, w której nikt nie miał ochoty polemizować z innymi, a raczej myślał podobnie.

Na górze tablicy pojawiła się jeszcze jedna kartka:

„Przestanę być potrzebny”.

– Serio? – Ktoś zaśmiał się krótko, trochę nerwowo.
– Nie wiedziałem, że inni też tak mają – Krzysztof odezwał się po raz pierwszy.

– Ja też nie – odezwał się Piotr – Szczerze? Trochę mi ulżyło.

– Piotrze, ale ty serio jesteś niezastąpiony – zaśmiała się Ania – o co Ty się martwisz?

– A weź przestań, nie ma takich ludzi – odparł Piotr

– Myślałem, że to tylko mój problem – dodał ktoś z końca sali.

 

Odsunęliśmy się kilka kroków i spojrzeliśmy na tablicę z dystansu.

Podobne zdania. Podobne obawy. I kilka głównych problemów.

• Presja czasu.
• Strach przed błędem.
• Odpowiedzialność, którą trudno oddać.
• Obawa przed utratą znaczenia
• I cała lista ocen, które padają w stosunku do pracowników

– No dobra – Piotr przerwał ciszę – To wszystko jest jasne. Ale co z tym zrobić?

Przez chwilę nikt się nie odzywał.

– Zanim przejdziemy do narzędzi – odpowiedziałam – zatrzymajmy się na chwilę. Proszę, żebyście się przez chwilę zastanowili i żeby każdy z was odpowiedział na następujące pytanie: „Która z tych obaw najczęściej pojawia się u ciebie w momencie, gdy myślisz o delegowaniu – i jak to wpływa na Twoją pracę?”

Zapadła cisza. Spokojna. Bez napięcia. Uczestnicy w skupieniu zapisywali odpowiedzi w swoich notatnikach. To był początek bardzo ciekawego spotkania.”

A jak jest u Ciebie? Jaka pierwsza myśl pojawia się, kiedy chcesz delegować zadania, któremuś ze swoich pracowników?