Kiedy rozmawiam z kierownikami na temat sukcesów i porażek w rozwijaniu pracowników, często spotykam się się z takimi oto wypowiedziami: „Zrobiliśmy świetne szkolenia, a i tak nic się nie zmieniło”, „Przygotowaliśmy tablice wizualne, powiesiliśmy w hali a ludzie i tak z nich nie korzystają”, „Przekazaliśmy instrukcje, ludzie wiedzą co mają robić a i tak tego nie robią”
Ile wysiłku, pieniędzy i innych zasobów inwestujemy w projekty, które ostatecznie prowadzą donikąd? A przecież miało być tak pięknie. Wydawało się, że nie ma żadnych przeszkód. Ludzie wykazywali tyle entuzjazmu. Koniec końców jesteśmy w tym samym miejscu, tylko bardziej rozgoryczeni, zdemotywowani i z poczuciem przegranej walki.
Co zatem poszło nie tak? Z pewnością znaleźlibyśmy wiele przyczyn tych niepowodzeń. Dziś jednak skupimy się tylko na zaniedbaniach w samym procesie uczenia, a właściwie na kilku wybranych zasadach, o których warto pamiętać, żeby proces nabywania wiedzy i umiejętności był skuteczny.

1. Kluczowe pytania na początek: Co? – Dlaczego? – Jak? – Dlaczego?

Na początku warto powiedzieć pracownikowi czego będzie się uczył. Np. „Dzisiaj nauczysz się w jaki sposób prowadzić spotkanie przy tablicy wizualnej”. Wydaje się to banalne, ale wspominam o tym, bo, wbrew pozorom, nie jest to takie oczywiste dla wszystkich. Zdarzało mi się usłyszeć:” Stań przy tej maszynie i rób to co Wojtek”.

Następnie warto odpowiedzieć na pytanie: dlaczego? Obserwując skuteczny proces uczenia zauważyłam, że w jego pierwszej fazie, odpowiadamy na pytanie „dlaczego?” co najmniej dwa razy. Na początku, kiedy wyjaśniamy sens danego działania tak, aby pracownik wiedział w jakim celu się uczy i jakie rezultaty to przyniesie. Ludzie lubią wiedzieć, że to co robią ma znaczenie i przyczynia się do uzyskania konkretnej wartości dla firmy i klienta. Poczucie sensu pozytywnie wpływa na zaangażowanie w działanie. Jeśli w przeszłości podejmowałeś decyzje dotyczące wyboru studiów, szkoleń, praktyk zawodowych, miejsca pracy to doskonale rozumiesz o czym piszę. Są rzeczy, których się podejmujemy, bo nieustannie żyją w naszym umyśle, pobudzają wyobraźnię, motywują. Kiedy je robimy, czujemy, że jesteśmy na właściwym kursie, odczuwamy radość, czasami zapominamy o całym świecie, a w ekstremalnych przypadkach nawet o naszych potrzebach fizjologicznych. Mówimy wtedy o stanie przepływu (FLOW).
W organizacji ludzie nie zawsze uczą się tego, co wydaje im się ważne i potrzebne. Często w ogóle nie mają ochoty na zmiany, które nagle stają się ich udziałem.
Dlatego warto wyjaśniać:
– Dlaczego to robimy? Na jakie potrzeby odpowiadamy?
– Co dzięki temu będzie możliwe dla nas jako organizacji, dla zespołu i dla konkretnego pracownika?
– W jaki sposób nowy sposób działania wpłynie na dotychczasowa pracę, co ułatwi, jakich problemów pozwoli uniknąć?
Ludzie chętniej angażują się w nowe działania i zmieniają nawyki, jeśli są przekonani, że przyniesie to większe korzyści niż wykonywanie pracy po staremu.

 Drugie „dlaczego” pojawia się w momencie, gdy tłumaczymy pracownikowi w jaki sposób ma wykonywać poszczególne kroki i wyjaśniamy, dlaczego właśnie tak. Podajemy wtedy wskazówki, które pomagają nauczyć się wykonywania czynności w sposób sprawdzony w praktyce i prowadzący do najlepszych rezultatów. Nazywam to „tajemną wiedzą” doświadczonych pracowników, którą przekazują swoim kolegom po to, żeby nie musieli oni wyważać otwartych drzwi i uniknęli błędów swoich poprzedników.

2. Pogodny mózg pamięta lepiej – zadbaj o właściwą atmosferę.

Poziom emocji wpływa na poziom wykonania zadania. Niskie i wysokie pobudzenie mają na niego wpływ negatywny, a najkorzystniejszy jest umiarkowany poziom pobudzenia emocjonalnego. To trochę uproszczony opis rzeczywistości, ale przyjrzyjmy się, co oznacza w praktyce?

 Skuteczność nauki zależy między innymi od tego, jak pracownik się czuje w momencie jej rozpoczęcia i później, przez cały czas jej trwania. Jeśli jest zestresowany, zmęczony, przestraszony, znudzony lub zniechęcony jej skuteczność istotnie spada. Wysoki poziom lęku również nie sprzyja nauce. Oczywiście w pewnych sytuacjach, pod wpływem lęku ludzie starają się działać tak, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji. Ostatecznie jednak ogranicza on kreatywność i wpływa niekorzystnie na jakość pracy.

Dobre samopoczucie sprawia natomiast, że wzrasta motywacja do nauki, a sam proces uczenia jest zachowany w pamięci jako przyjemny. Ma to korzystny wpływ na uczenie się w przyszłości.
Warto zatem zadbać o przyjazną atmosferę w czasie nauki oraz zapewnić odpowiednie warunki, aby pracownik czuł się komfortowo i bezpiecznie w jej trakcie. Stworzenie swobodnej atmosfery polega przede wszystkim na ludzkim zainteresowaniu się człowiekiem, który się uczy. Pierwsze kroki są zawsze trudne, doskonałość przychodzi z czasem.

3. Przekazuj wiedzę stopniowo

Zbyt dużo informacji na raz sprawia, że pracownik czuje się przytłoczony ich nadmiarem i po prostu nie jest w stanie zbyt wiele zapamiętać. Informacje w dużej ilości, nieuporządkowane, podane w sposób przypadkowy nie mają szans pozostać na dłużej w pamięci. Jest to czas zmarnowany, który dodatkowo wywołuje nieprzyjemne emocje i frustrację. Przed rozpoczęciem nauki dobrze jest zatem podzielić materiał na mniejsze części i uczyć ich po kolei. Ważnym aspektem w procesie uczenia się jest również koncentracja uwagi na danej czynności. Jeśli zbyt dużo bodźców będzie zakłócało ten proces, to trudno będzie oczekiwać jego zadawalających efektów.

4. Uczyć nie każdy może…i w zasadzie nie każdy powinien

Jeśli pracownik się nie nauczy, to znaczy, że instruktor go nie nauczył. Wybierz właściwego instruktora. Dobry instruktor nie tylko zna się na tym, czego uczy. Dobry instruktor wie, jak uczyć, żeby nauczyć. Nawet najbardziej doświadczony praktyk nie jest gwarantem właściwego przekazania swojej wiedzy innym. Do tego jest potrzebna wiedza z zakresu uczenia się dorosłych i dobre praktyki w tym obszarze.
Pamiętaj, że oprócz wiedzy merytorycznej i niezbędnych umiejętności praktycznych, instruktor mniej lub bardziej świadomie przekazuje swoje przekonania na temat firmy, innych pracowników, przełożonych i pracy jako takiej. Dlatego musi to być starannie wybrana osoba.

5. Jeśli chcesz się szybko czegoś nauczyć – wytłumacz to komuś innemu.

To bardzo ważna zasada. Najmniej informacji zapamiętujemy biernie słuchając czyjegoś monologu. Kiedy angażujemy się w proces uczenia, zadajemy pytania, poddajemy to, co słyszymy w wątpliwość, łączymy z tym co już wiemy, szansa na zapamiętanie wzrasta. Kiedy uczymy się poprzez doświadczenie, osobiście wykonując kolejne czynności, a następnie mamy możliwość dokonania refleksji i zadawania pytań, jest jeszcze lepiej. Jeśli chcemy jeszcze bardziej zwiększyć efektywność procesu uczenia, postarajmy się wytłumaczyć to, czego się właśnie nauczyliśmy, innej osobie.
W praktyce warto, żeby instruktor zachęcał pracownika do tego, żeby w pewnym momencie procesu uczenia wytłumaczył mu to czego się nauczył. Bo, żeby coś komuś wytłumaczyć, trzeba to najpierw samemu zrozumieć. A zrozumienie sprzyja zapamiętywaniu.

6. Kuj żelazo póki gorące – wdrożenie nowej wiedzy zacznij natychmiast i powtarzaj systematycznie.

Jeśli nie zaczniesz wdrażać lub ćwiczyć nowych umiejętności od razu, to ilość zapamiętanych informacji wymknie się z pamięci w przeciągu kilku dni. W zasadzie za chwilę trzeba będzie uczyć się od nowa. Jeśli nie zaczniesz, tak szybko jak to możliwe, stosować tego czego się nauczyłeś w praktyce, to nauka pójdzie w las.
Warto zatem zadbać o przygotowanie planu wdrożenia, który zapewni odpowiednią ilość powtórek. Pozwoli to uniknąć utraty znacznej ilości wiedzy. Odpowiednia ilość praktyki, którą zapewni systematyczne utrwalanie, pomoże umieścić nową wiedzę i praktyczne umiejętności w pamięci trwałej a z czasem zautomatyzować w formie nawyku.
Zmiana często nie wychodzi z powodu braku determinacji w początkowej fazie jej wdrażania. Najłatwiej wtedy bowiem o odpuszczenie i powrót do starych nawyków. Szczególnie jeśli nikt nie okazuje pracownikowi żadnego zainteresowania tym jak mu idzie, czego potrzebuje i nie docenia jego pierwszych sukcesów.
Dobrze się dzieje, kiedy szef interesuje się postępami swoich podwładnych z życzliwą ciekawością. Twoje zainteresowanie nadaje procesowi uczenia większego znaczenia, wzmacnia jego rangę. Bo skoro szef przywiązuje do tego wagę, to znaczy, że ja również powinienem.

7. Pamiętaj o pętli nawyku. Żeby stworzyć nowy nawyk potrzeba czasu.

Najprostsze nawyki wymagają 14 – 21 dni nieustannych powtórzeń, żeby zaczęły się automatyzować.
Dlatego tak ważny jest pierwszy okres nauki, w którym następuje stopniowe utrwalanie się nawyku. Tutaj nie wolno odpuszczać, aż do momentu kiedy nowe działanie zautomatyzuje się na tyle, że stanie się pierwszym wyborem w momencie wykonywania pracy przez pracownika. Bez determinacji, konsekwencji i siły woli raczej się to nie uda.

8. Zadbaj o rotacyjne powracanie do konkretnych zadań tam, gdzie jest to potrzebne i możliwe.

Weźmy przykład z produkcji. Jeśli masz na hali kilka maszyn, to być może pracownicy powinni od czasu do czasu pracować na każdej z nich, żeby nie wyjść z wprawy. Bardzo to docenisz, kiedy nagle będziesz szukał zastępstwa w sytuacji awaryjnej. Przydzielanie pracownikom zadań, w których dobrze sobie radzą ma oczywiście sens. Szczególnie, gdy stajemy przed nowym wyzwaniem, wyjątkowo dużym zamówieniem lub koniecznością poradzenia sobie z poważnymi problemami. Wtedy rzeczywiście warto tak podzielić obowiązki, żeby optymalnie dobrać ludzi i zadania. Ale, kiedy jest spokojniej, warto dać ludziom szansę na inne doświadczenia, inne zadania, inne wyzwania. Dzięki temu będą rozwijać swoje umiejętności, lepiej rozumieć całość procesu i radzić sobie z pojawiającymi się problemami. Może się okazać, że po pewnym czasie będziesz miał więcej ludzi, którzy świetnie wykonują dane zadania. Poza tym, w sytuacji, kiedy któryś z najlepszych fachowców odejdzie, rozchoruje się lub nie będzie mógł być w pracy z jakiegokolwiek innego powodu, będziesz miał gotowego zastępcę, a nie zestresowanego, przerażonego żółtodzioba. Taka dalekowzroczność bardzo się opłaca.

9. Właściwy kontekst sprzyja zapamiętywaniu.

Ludzie lepiej przypominają sobie to czego się nauczyli, jeśli robią to w miejscu, w którym się uczyli. Najlepiej uczyć praktycznie, w miejscu w którym praca będzie wykonywana. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, szczególnie wtedy, kiedy obawiamy się, że błędy popełnione w początkowej fazie uczenia się pracownika, istotnie wpłyną na jakość procesu. Dlatego pracownicy mogą uczyć się w miejscach, które symulują warunki pracy i ćwiczyć nowe umiejętności w trakcie warsztatów. Jeśli będą one bardzo zbliżone do rzeczywistych warunków pracy, istnieje duża szansa, że przyniosą oczekiwany efekt. Jednak nic nie zastąpi praktycznej nauki na stanowisku pracy, w czasie której mózg zapamiętuje czynności i łączy je z kontekstem sytuacyjnym.
Taki kontekst może później wspierać proces pamięciowy i ułatwiać przypominanie konkretnych etapów, których pracownik się uczył.
Warto używać do tego wielu kanałów: wyjaśniać, demonstrować kolejne kroki, pokazywać zdjęcia, zachęcać do samodzielnego wykonania zadania.

10. Sukces wzmacnia chęć uczenia się, motywuje i jest ważnym ogniwem w procesie tworzenia się nawyku. Jest nagrodą po wykonaniu pracy. Utrwala zachowanie, które do niego prowadzi. Pomóż ludziom celebrować ich postępy a zobaczysz, jak chętnie będą się podejmować nowych wyzwań.

Mózg lubi automatyzację. Woli podążać utartą ścieżką, ponieważ jest znana, stosunkowo bezpieczna i nie angażuje myślenia, które wymaga wydatkowania energii. Dlatego wróci na stare tory, jeśli mu na to pozwolimy.

Literatura:

R. Gerrig, P. Zimbardo: „Psychologia i życie”, PWN 2011

C.Duhigg: „Siła nawyku. Dlaczego robimy to, co robimy i jak można to zmienić w życiu i biznesie”, PWN 2014